Правила по подготовке и сдаче денежных средств ответственным за инкассацию лицом инкассатору.

В целях обеспечения сохранности денежных средств, все магазины самообслуживания при подготовке и сдаче их инкассаторам, соответственно к требованиям инструкции Национального Банка Украины «Об организации перевозки валютных ценностей и инкассации денежных средств в учреждениях, банков Украины (от 03.12.2003 г.)», обязаны придерживаться следующих правил:

1. Ответственному за инкассацию, сдающему денежную наличность инкассаторам запрещается перепоручать выполнение порученной ему работы другим лицам.

2. Для подготовки и сдачи денежных средств инкассаторам оборудовать в магазине отдельное помещение. Двери помещения должны иметь внутренний замок, окно оборудовано решеткой и шторами. Инкассируемые магазины должны иметь свободные и освещенные подъездные пути, входы и коридоры, наличие визуального наблюдения экипажем за путем следования инкассаторов к входным дверям магазинов самообслуживания. Входные двери должны быть оборудованы электрическим звонком для оповещения приезда инкассаторов.

3. Охранник сопровождает инкассаторов при их следовании с денежной наличностью к выходу из магазина.

4. Обеспечить свободный подъезд специального автомобиля к магазинам и право на его остановку.

5. Ответственное за инкассацию лицо обязано подготовить к сдаче в установленное время инкассаторскую сумку с денежными средствами и документы к ним, т. е. подсчитать денежную наличность, рассортировать денежные знаки по купюрам, на пригодные к обороту и ветхие, обвязать денежные купюры, после чего вложить их в инкассаторскую сумку. Запрещается формирование денежных знаков по 100 штук в пачке с указанием количества купюр и суммы вложенных денег.

6. Перед заполнением сопроводительной ведомости на инкассаторскую сумку необходимо проверить: правильность подсчета по каждой купюре отдельно, общий подсчет вложения и только после этого составить документ на вложенные в инкассаторскую сумку денежные средства. Денежная наличность, подготовленная для вложения в сумку, должна быть пересчитана ответственным за инкассацию лицом и его подпись на сопроводительной ведомости должны стоять первой.

7. Сопроводительные ведомости к инкассаторской сумке заполняются под копирку в трех экземплярах и подписываются ответственным за инкассацию лицом, каждая отдельно. Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки, второй экземпляр передается с сумкой инкассатору, третий экземпляр с подписью инкассатора и печатью с номером маршрута остается у ответственного за инкассацию лица.

8. Пломбировать инкассаторскую сумку с денежными средствами так, чтобы на пломбе был четкий оттиск с двух сторон. Концы шпагата, выходящие из пломбы, не должны быть длиннее двух сантиметров.

9. При неготовности сумки ответственный за инкассацию в явочной карте записывает «сумка к сдаче не готова» и расписывается. Повторный заезд инкассаторов осуществляется за дополнительную плату согласно договора.

10. Инкассация должна осуществляться строго по графику, утвержденному руководителем банка и руководителем ООО. Запрещается при посторонних лицах вести какой-либо разговор о времени заезда инкассаторов, количестве сдаваемых денежных сумм и по другим вопросам, связанных с инкассацией.

11. При поступлении по телефону сообщения об изменении графика инкассации, ответственное за инкассацию лицо обязано перезвонить в банк дежурному инкассатору для подтверждения изменения графика и уточнения фамилии инкассаторов.

12. По прибытию инкассаторов, перед входом в служебное помещение (если инкассаторы входят через торговый зал), либо при входе инкассаторов через запасной вход старший охранник либо охранник его заменяющий обязан проверить удостоверение инкассатора и доверенность, после чего проводить к комнате инкассации. Ответственный за инкассацию через окошко в двери(при его наличии) обязан проверить следующие документы: удостоверение личности инкассатора, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и инкассаторскую сумку( на которой номер должен соответствовать номеру, закрепленному за магазином). Инкассаторскую сумку необходимо осмотреть в присутствии инкассатора на предмет дефекта (отверстия в ткани, ткань не плотно прилегает к металлическим краям и т. д.). В случае обнаружения дефекта данный факт актировать и сумку возвратить в банк. О случаях обнаружения дефектов в инкассаторских сумках сообщить в Службу Безопасности ООО. Реквизиты документов, подлежащие проверке: на удостоверении личности наличие фотографии и печати, на доверенности личная подпись инкассатора, заверенная руководителем и главным бухгалтером и печатью кредитной организации, срок действия удостоверения и доверенности, явочная карта должна быть подписана руководителем подразделения инкассации и заверена печатью.

13. Инструктаж администрации магазина об отличительных особенностях подлинных реквизитов проводит ответственный сотрудник банка.

14. При отсутствии хотя бы одного из перечисленных или неправильно оформленных документов, а также инкассаторской сумки с соответствующим номером, немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации. До выяснения обстоятельств сумка с денежными средствами инкассатору не передается.

15. При соответствии всех документов ответственный за инкассацию впускает в комнату одного инкассатора и закрывает дверь на замок (категорически запрещен вход в инкассаторскую комнату третьего лица).

16. При отсутствии окошка в двери ответственный за инкассацию после подтверждения охранником полномочий инкассаторов впускает одного из инкассаторов в комнату для инкассации, где проверяет, как описано выше, соответствие всех документов и сменных инкассаторских сумок реквизитам.

17. Инкассатор-охранник и старший охранник, либо лицо его заменяющее, находятся возле двери комнаты для инкассации. Ответственный за инкассацию обязан предъявить инкассатору оформленный в банке образец оттиска пломбиратора.

18. После проверки всех документов и иных реквизитов, убедившись в их подлинности, ответственный за инкассацию приступает к передаче инкассаторской сумки с денежными средствами инкассатору.

19. При передаче денежных средств заполняется явочная карта в которую вносится следующая информация: фактическое время заезда, номер инкассаторской сумки с наличностью, сумма денежных средств, вложенных в сумку, номер принятой от инкассатора пустой сумки и заверяется их подписями.