Должностная инструкция зав. канцелярией

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ И КАДРОВОЙ РАБОТЫ

Заведующего канцелярией - Должностная инструкция

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Главная функция – организация работы по приему материалов и документов, их регистрации, учету, контролю и передаче в соответствующие структурные подразделения. Хранение материалов текущего делопроизводства, формирование дел и их направление на государственное хранение.

1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности приказом директора общества.

1.3. Подчиняется начальнику отдела организационно-правовой и кадровой работы.

1.4. В своей деятельности руководствуется законодательной базой Украины, Уставом общества, инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел, другими нормативно-правовыми материалами по организации делопроизводства.

1.5. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее полное высшее образование (специалист), без требований к стажу работы или базовое высшее образование (младший специалист или бакалавр) и стаж работы в службе делопроизводства не менее одного года.

1.6. Должен владеть государственным языком, знать основные принципы этики и эстетики, работать с персональным компьютером.

1.7. На период отсутствия заведующего канцелярией (отпуск, командировка, болезнь) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке и имеющее соответствующие права.

2. ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий канцелярией согласно должностной инструкции:

2.1. Обеспечивает своевременную обработку полученной и отправленной корреспонденции, её доставку по назначению.

2.2. Осуществляет систематический контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

2.3. Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства, номенклатуру дел и обеспечивает её выполнение.

2.4. Разрабатывает предложения по усовершенствованию системы делопроизводства, внедряет их, принимает меры по обеспечению секретаря руководителя необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами автоматизации управленческой работы и т. д.

2.5. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях общества, контроль за правильным формированием и хранением материалов, своевременной передачей их в архив, подготовкой справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.6. Обеспечивает компьютерный набор и размножение служебных документов.

2.7. Организует подготовку созванных руководством совещаний, их техническое обслуживание.

2.8. Организует работу по приему материалов и документов, их регистрации, учету, контролю и передаче в соответствующие структурные подразделения.

2.9. Готовит проекты приказов по основной деятельности, по хозяйственным вопросам, по направлению работников в служебные командировки.

2.10. Оказывает методическую помощь по делопроизводству структурным подразделениям общества.

2.11. Составляет перспективный план работы. Представляет ежемесячный отчет о проделанной работе.

2.12. Качественно и своевременно выполняет возложенные на него функции в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативных актов, положений, инструкций и приказов администрации.

2.13. Соблюдает и выполняет требования правил, норм и других нормативных документов по охране труда, пожарной, электро - и техногенной безопасности, промсанитарии и трудовому законодательству.

3. ДОЛЖЕН ЗНАТЬ:

3.1. Постановления, распоряжения, приказы, методические нормативные и другие руководящие материалы по организации делопроизводства.

3.2. Государственную систему делопроизводства.

3.3. Стандарты, системы организационно-распорядительной документации.

3.4. Структуру общества.

3.5. Организацию делопроизводства в обществе.

3.6. Схемы документооборота.

3.7. Порядок разработки номенклатуры дел, описаний дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок передачи дел в архив.

3.8. Порядок разработки инструкции по делопроизводству.

3.9. Системы организации контроля за исполнением документов.

3.10. Организационную технику и другие средства автоматизации управленческой работы.

3.11. Основы трудового законодательства, организации производства и управления.

3.12. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.13. Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности, производственной санитарии, правила электробезопасности.

Должностная инструкция заведующего канцелярией должна быть утверждена и согласованна.

Должностную инструкцию заведующего канцелярией подписывают сотрудники.