Секретарь-машинистка - должностная инструкция.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ ООО

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Основной задачей секретаря-машинистки является ведение делопроизводства и выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора предприятия.

1.2. Секретарь-машинистка назначается и освобождается директором предприятия по согласованию с начальником отдела организационной и кадровой работы.

1.3. Секретарь-машинистка непосредственно подчиняется начальнику отдела организационной и кадровой работы.

1.4. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, достигшее 18-летнего возраста, имеющее среднее образование и прошедшее специальную подготовку по ведению делопроизводства и работе на персональном компьютере.

1.6. В случае временного отсутствия секретаря-машинистки ее замещает другой работник, назначенный приказом директора предприятия.

1.7. Согласно должностной инструкции Секретарь-машинистка должна знать:

- руководящий состав предприятия и его подразделения;

- положения и нормативные документы по ведению делопроизводства;

- инструкцию по делопроизводству ООО ;

- машинопись;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материала при печатании различных документов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила эксплуатации пишущих машин;

- правила эксплуатации компьютера, другой оргтехники, используемой в работе;

- правила пользования переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

2. ФУНКЦИИ

2.1. Участком работы секретаря-машинистки является обеспечение и обслуживание работы директора предприятия: делопроизводство предприятия; печатание материалов. Рабочее место секретаря-машинистки - приемная директора, оборудованная согласно табелю оснащения.

2.2. Секретарь-машинистка:

2.2.1. Готовит свое рабочее место.

2.2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2.2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефоннограммы.

2.2.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем.

2.2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники.

2.2.6. Передает и принимает информацию по телефону. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

2.2.7. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию.

2.2.8. Регистрирует и отправляет корреспонденцию.

2.2.9. Принимает документы на подпись руководителя и личные заявления сотрудников.

2.2.10. Организует прием посетителей.

2.2.11. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.

2.2.12. По окончании рабочего дня приводит рабочее место в порядок.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-машинистка предприятия обязана:

3.1. Качественно и своевременно выполнять возложенные на нее функции в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативных актов, положений, инструкций и приказов администрации.

3.2. Выполнять ежедневные задания, полученные от руководителя, его заместителей, начальника отдела организационной и кадровой работы и задания согласно утвержденному плану работы.

3.3. Подготовить рабочее место, проверить исправность компьютера, наличие и исправность заземления, телефона, факса и другой оргтехники, находящейся в приемной руководителя.

3.4. Получить необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей; вызвать, по поручению руководителя, работников.

3.5. Организовать телефонные переговоры руководителя, принять и передать телефонограммы; записать в его отсутствие принятые сообщения и довести до его сведения содержание.

3.6. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых сведений, оповещение участников о времени проведения, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний, совещаний.

3.7. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создать условия, способствующие его эффективной работе.

3.8. Передавать и принимать информацию по телефону, телефаксу.

3.9. Принимать на подпись руководителя документы и личные заявления сотрудников.

3.10. При оформлении организационно-распорядительных документов использовать современные способы механизации и персональный компьютер.

3.11. Осуществлять ведение делопроизводства согласно утвержденной номенклатуре дел.

3.12. Вести документацию и переписку с вышестоящими органами власти Украины на государственном языке, а с вышестоящими органами власти Автономной Республики Крым - на русском. Оформление внутренних организационно-распорядительных документов производить на русском и украинском языках.

3.13. Осуществлять ведение делопроизводства по обращениям граждан в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органы государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 14.04.1997г. N 348.

3.14. Принимать поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию и регистрацию в соответствии с принятым порядком и передавать ее, после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа.

3.15. Следить за сроками исполнения поручений руководителя, взятых на контроль; за сроками исполнения приказов по основной деятельности; за сроками исполнения документов с помощью картотеки контролируемых документов и картотеки исполненных документов. Контроль за исполнением документов осуществлять на  регистрационно - контрольных карточках (РКК).

3.16. Осуществлять размножение документов средствами множительной техники с разрешения директора.

3.17. Печатать только служебные документы. Рукописи, которые сдаются на печатание, должны быть разборчиво написаны чернилами или пастой темного цвета, тщательно выверенные и завизированные директором. Рукописи, написанные нечетко, цветными чернилами, пастой или карандашом, к печатанию не принимать.

3.18. Оформлять служебные командировки работников на основании докладной /служебной/ записки и проекта приказа, составленных руководителем структурного подразделения, работник которого убывает в командировку и завизированных директором предприятия.

3.19. Печатать приказы по основной и хозяйственной деятельности предприятия, по командировкам на основании проектов приказов, составленных ответственными исполнителями и завизированных директором предприятия.

3.20. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и, в установленные сроки, сдавать в архив.

3.21. В архив для последующего хранения и использования сдавать оконченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передавать в архив по согласованию с соответствующими работниками.

3.22. Организовывать прием посетитель, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.

3.23. По окончании рабочего дня привести рабочее место в порядок, проверить наличие имущества, отключить персональный компьютер, множительную технику от источника электрического тока.

3.24. Представлять ежемесячный отчет о проделанной работе, израсходованных средствах на отправку корреспонденции, отчет о движении материальных ценностей, находящихся у него в подотчете.

Должностная инструкция Секретарь-машинистка должна быть утверждена и согласованна.

Должностную инструкцию Секретаря-машинистки подписали.