Маршрутные листы

Маршрутный лист: назначение и правила заполнения документа

Маршрутный лист – разновидность отчётной документации, подтверждающая расходы сотрудника в поездках, сделанных в интересах компании. Согласно ст.168.1 Трудового кодекса, работодатель обязан компенсировать работнику финансовые затраты, связанные со служебными поездками. Сюда входят: проезд, проживание, питание, иные затраты, согласованные с руководством. В отличие от путевого листа, маршрутный не включает реквизиты компании и расходы ГСМ, поэтому может использоваться для возмещения расходов, связанных с поездками, как на личном, так и на общественном транспорте.

Кому нужен маршрутный лист

Этот документ необходим всем сотрудникам предприятия, чья трудовая деятельность связана со служебными поездками:

  • водители;
  • курьеры;
  • экспедиторы;
  • региональные менеджеры.

Список не является исчерпывающим. Фактически, подтвердить расходы маршрутным листом может любой сотрудник предприятия, чья работа носит разъездной характер.

Нужны маршрутные листы и руководству компании. На основании этого документа проводится анализ маршрута, делается оптимизация с целью снижения накладных расходов.

Кто и как заполняет маршрутный лист

В большинстве случаев, это делает сам работник, проставляя в соответствующих графах время прибытия/убытия и сумму транспортных расходов. Исключением могут стать сотрудники курьерских служб, которым руководство задаёт маршрут следования, указывая конечные точки маршрута в порядке приоритетности. Однако даже в этом случае, курьер вносит пометки о времени прибытия на объект.

Унифицированной формы маршрутного листа закон не предусматривает, поэтому разработка бланков остаётся на усмотрение предприятия. В большинстве случаев, документ оформляется в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:

  • наименование организации;
  • адрес;
  • цель поездки;
  • вид автотранспорта;
  • документ, подтверждающий расходы: квитанция АЗС, проездной билет и пр.;
  • время прибытия/убытия;
  • подпись представителя принимающей стороны.

Составляется маршрутный лист обычно в двух экземплярах: один остаётся у сотрудника, второй передаётся в бухгалтерию предприятия. Срок действия документа зависит от характера работы. Например, в случае с курьерской доставкой, маршрутный лист заполняется на один рабочий день, и в нём отображаются все поездки, совершённые сотрудником в порядке очередности.

Особенности заполнения

Несмотря на то, что маршрутный лист заполняется в произвольной форме, существует ряд нюансов, о которых нужно знать:

  • документ необязательно заверять печатью: он относится к внутреннему документообороту компании;
  • учитывая, что маршрутный лист отображает финансовую отчётность, он предъявляется надзорным службам, в ходе проведения плановых и внеплановых проверок;
  • заполненный документ не должен иметь зачёркиваний и исправлений;
  • если компания разработала свой бланк маршрутного листа, его нужно утвердить локальным актом;
  • для сверки представленных сведений, бухгалтерия вправе запрашивать документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты.

Отдельного внимания заслуживает срок хранения маршрутного листа. В общих случаях, документ хранится в течение 5-ти лет, после чего отправляется в архив или уничтожается, на усмотрение руководителя компании. Такой порядок утверждён приказом Минтранса №152.

С другой стороны, речь может идти о доставке вредных и опасных грузов. В этом случае, сроки хранения оригинала маршрутного листа увеличиваются до 75 лет.

Образец заполненного маршрутного листа:

Образец заполненного маршрутного листа

Образец бланка маршрутного листа:

Образец бланка маршрутного листа

Скачать бланк Маршрутного листа в формате Word