1. Загальні положення

Призначається на посаду наказом ректора університету та безпосередньо підпорядковується проректору з організаційної та наукової роботи і вченому секретарю. У своїй роботі керується "Порядком присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 644 від 28 червня 1997 р., наказом Вищої атестаційної комісії України № 477 від 14 липня 1997 р., наказами і директивними розпорядженнями ВАК України, ректора і проректора з організаційної та наукової роботи, правилами внутрішнього розпорядку університету, "Положенням про сектор", посадовою інструкцією.

2. Обов'язки

Заступник вченого секретаря зобов'язаний: – здійснювати методичне керівництво роботою спеціалізованих вчених рад, забезпечувати контроль за виконанням вимог "Порядку..." ВАК України під час захисту дисертацій в спеціалізованих вчених радах університету;

– забезпечувати ведення діловодства щодо роботи спеціалізованих вчених рад (підготовка і організація виготовлення типових бланків та документів, ведення книг реєстрації дисертаційних робіт, що надійшли на захист, та відправлені на відзив провідній установі, а також передані в бібліотеку університету);

– здійснювати контроль за правильним оформленням документів на всіх етапах оцінки дисертаційної роботи;

– здійснювати контроль за своєчасним поданням повідомлень про захист дисертацій до ВАК України;

– оформляти документи після захисту дисертації для ВАК України та архівні справи; – готувати матеріали на засідання спеціалізованих вчених рад згідно з вимогами "Порядку..." і наказами ВАК України;

– оформляти і надсилати атестаційні справи здобувачів на мікрофільмування в УкрІНТЕІ;

– забезпечувати своєчасну розсилку дисертацій на відзив офіційним опонентам та провідним установам;

– оформляти заявки на технічний запис під час захисту дисертацій й оплату гонорарів опонентам за рецензування дисертаційних робіт;

– здійснювати контроль за своєчасним надходженням дисертацій у бібліотеку університету та оформленням об'яв на їх захист;

– надавати консультації дисертантам з питань оформлення документів, необхідних до і після захисту дисертацій;

– систематично оновлювати WEB-сторінку сектору захисту дисертацій на WEB-сайті НАУ.

3. Взаємозв'язок з іншими підрозділами

Заступник вченого секретаря співпрацює із: – експертними комісіями спеціалізованих вчених рад - з питань апробації дисертаційних робіт;

– канцелярією - з питань одержання і відправки документів, пов'язаних із захистом дисертацій;

– бухгалтерією - з питань оплати офіційних опонентів за рецензування дисертаційних робіт і відряджень;

– науковою та навчальною частиною - з питань звітності по захисту дисертацій; – відділом інженерно-технічного забезпечення - з питань звукового запису захисту дисертацій;

– навчально-інформаційним центром - з питань підготовки та оновлення WEB-сторінки сектору захисту дисертацій на WEB-сайті НАУ.

4. Права

Заступник вченого секретаря має право: – повертати здобувачам, структурним підрозділам, опонентам, провідним установам для доопрацювання неправильно оформлені документи і матеріали; – вимагати дотримання строків проходження дисертаційних робіт у спецрадах.

5. Відповідальність

Заступник вченого секретаря несе відповідальність за: – своєчасне і якісне виконання посадових обов'язків;

– своєчасну і якісну підготовку документів, пов'язаних із захистом дисертацій; – правильне зберігання атестаційних справ; – всі підзвітні матеріали, що знаходяться в секторі;

– порядок і зберігання службових справ і наказів, бланків та іншого канцелярського приладдя.