1. Загальні положення

Посада проректора - головного вченого секретаря університету запроваджена з метою забезпечення оперативного управління та контролю за навчально-виробничою діяльністю університету. Проректор-вчений секретар має статус проректора, призначається на посаду і звільняється з неї наказом ректора за погодженням з Вченою радою університету і підпорядковується безпосередньо ректору університету. У своїй діяльності вчений секретар керується Статутом університету, рішеннями Вченої ради, наказами та розпорядженнями ректора (проректора з організаційної та наукової роботи) та даним Положенням. Посадова інструкція проректора - головного вченого секретаря, зміни та доповнення до неї затверджуються ректором університету.

Проректору-вченому секретареві безпосередньо підпорядковуються:

– канцелярія;

– відділ інженерно технічного забезпечення аудиторного фонду;

– Видавничий центр НАУ;

– архів;

– обчислювальна лабораторія;

– машинописне бюро:

– юридична служба;

– вчені секретарі спеціалізованих вчених рад, відповідальні секретарі приймальних комісій та секретарі державних екзаменаційних комісій;

– секретарі деканатів та інших підрозділів університету (у т. ч. з правами юридичних осіб) з подвійним підпорядкуванням.

2. Обов'язки

Проректор-вчений секретар зобов'язаний: – організовувати засідання ректорату, в зв'язку з чим проводити щомісячне планування роботи ректорату та її уточнення перед кожним засіданням за поданням керівників структурних підрозділів університету із погодженням з ректором (проректором з організаційної та наукової роботи) університету; готувати матеріали з відповідних питань, які виносяться на ректорат (коротка записка, доповідь, довідка), проект рішення ректорату, список осіб, який необхідно запросити тощо; редагувати протоколи засідань ректорату; готувати накази, розпорядження тощо за рішенням ректорату та здійснювати контроль за їх виконанням; – організовувати роботу Вченої ради університету, в зв'язку з чим проводити планування роботи Вченої ради на поточний навчальний рік (за погодженням з Головою Вченої ради, відповідними підрозділами університету, розглядом на засіданні ректорату та затвердженням Вченою радою); складати за погодженням з головою Вченої ради порядку денного засідань ради, розгляд матеріалів, підготовлених з відповідного питання для розгляду на черговому засіданні; вести протокол, редагувати та відповідно його оформляти; готувати проекти наказів та розпоряджень ректора за матеріалами рішень Вченої ради, оформляти атестаційні справи здобувачів щодо присвоєння вчених звань у відповідно до існуючого положення, підтримувати зв'язки з Управлінням атестації науково-педагогічних кадрів Міністерства освіти і науки України; вести та зберігати копії атестаційних справ та рішень Атестаційної колегії, зв'язок з відповідними підрозділами Міносвіти і науки, Мінаграрної політики, Кабінету Міністрів України.

– організовувати діловодство, в зв'язку з чим контролювати та вести облік вхідної і вихідної кореспонденції по адресатах, кореспондентах та видах документів; попередньо обробляти вхідну документацію та контролювати своєчасність виконання розпоряджень ректора по цій документації; забезпечувати своєчасне доведення до керівників структурних підрозділів наказів, розпоряджень ректора та проректора з організаційної та наукової роботи, рішень ректорату і Вченої ради, здійснювати оперативний контроль за їх виконанням; попередньо перевіряти документів на зарахування співробітників на посади; забезпечувати оперативний зв'язок між структурними підрозділами університету на основі дальшого впровадження інформаційних мереж; здійснювати контроль за плануванням роботи керівників основних підрозділів університету та їх звітністю; організовувати та контролювати звітність структурних підрозділів університету; готувати загальний звіт університету та передача його у відповідні організації; здійснювати контроль за зберіганням загально університетської документації та за використанням множильної та друкарської техніки, за виконанням наказів і розпоряджень ректора, рішень Вченої ради та ректорату університету, за станом діловодства у деканатах та на кафедрах, координація діяльності секретарів деканатів, дослідних і навчальних господарств, коледжу та інших структурних підрозділів університету; акумулювати нормативні документи вищестоящих установ та організацій; проводити юридичну та філологічну експертизу постанов, рішень, розпоряджень адміністрації університету та вихідних документів; здійснювати зв'язок з відповідними підрозділами вищестоящих установ і організацій.

3. Права

Проректор-вчений секретар має право: – здійснювати оперативний контроль за роботою структурних підрозділів університету з питань, визначених даним Положенням;

– контролювати виконання підрозділами наказів та розпоряджень керівників університету;

– здійснювати систематичний контроль за додержанням строків подання звітів й іншої інформації;

– вносити пропозиції щодо подальшого удосконалення системи управління університетом.

4. Відповідальність

Проректор-вчений секретар несе відповідальність за: – своєчасне, якісне виконання завдань і функцій, передбачених даним Положенням.

5. Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами

У своїй діяльності проректор головний – вчений секретар постійно співпрацює з усіма структурними підрозділами і службами університету з питань оперативного управління, зв'язку, інформації, звітності тощо. Разом з керівниками підрозділів постійно контролює хід виконання завдань і доручень.

Розпорядження та вимоги вченого секретаря з питань, визначених даним Положенням є обов'язковими для виконання всіма підрозділами і службами університету.