Посадова інструкція секретаря друкарки

1. Загальні положення

Секретар-друкарка деканату технологічного факультету зараховується на роботу і звільняється наказом директора філіалу за поданням декана факультету.

Адміністративно та функціонально підпорядковується декану факультету. На посаду секретаря, як правило, призначається особа, яка має вищу освіту, володіє комп’ютерними програмами, та спроможна вести документи деканату за допомогою ПЕОМ.

2. Обов'язки

Секретар деканату зобов'язаний:

– виконувати разом з деканом і заступником декана роботу з організації навчального та виховного процесу на факультеті, займатися підготовкою матеріалів, стосовно обліку успішності навчання студентів факультету: екзаменаційні відомості, перевідні накази, тощо. Слідкувати за своєчасністю підготовки студентських документів: залікових книжок, облікових карток.

- своєчасно готувати проекти наказів ( на відрахування, перевідні, на поновлення студентів, на призначення стипендій, тощо), друкувати розпорядження по факультету;

- збирати відомості з кафедр за підсумком сесії, вести заповнення та облік статистичних форм звітності; готувати дані про контингент на факультеті;

– оформляти студентам довідки з місця навчання, друкувати запити до певних установ, стосовно студентів факультету; розсилати необхідну кореспонденцію;

– готувати академічні довідки; друкувати при необхідності характеристики на студентів, в разі необхідності контролювати випадки запізнення студентів на аудиторні заняття за розкладом;

– оформляти додатки до дипломів, готувати бази даних на студентські квитки та дипломи, друкувати протоколи стипендіальних комісій, виписувати та одержувати з складу бланки залікових книжок, студентські квитки та папір, готувати та своєчасно передавати до архіву залікові книжки та студентські картки;

- оформляти та передавати до відділу кадрів особисті справи студентів факультету для зберігання на період навчання в університеті;

- оформляти відомості про персональний розподіл випускників всіх спеціальностей факультету;

- інформувати студентів та співробітників факультету про заходи, які плануються до проведення, контролювати своєчасну оплату студентів за навчання та спеціалізацію;

- своєчасно готувати та розсилати виклики на сесію для студентів заочного навчання, вести необхідну документацію по заочному навчанню, реєструвати та передавати на кафедри курсові роботи, звіти, реферати, тощо;

- вести всі необхідні за переліком справи та документацію деканату стосовно контингенту студентів на факультеті;

- виконувати інши доручення декана факультету та його заступників з питань діяльності факультету.

3. Права

Секретар деканату має право:

– проявляти ініціативу, щодо покращення стану документації і звітності стосовно контингенту студентів на факультеті;

·– вимагати від студентів факультету дотримання правил та норм оформлення відповідних вихідних даних, своєчасного внесення у картку обліку всіх необхідних даних про зміну адреси проживання, контактного телефону, прізвища; а для студентів заочної форми навчання – місця роботи;

- вимагати від замовників точного та зрозумілого оформлення документів і матеріалів на друкування, при необхідності повертати їх на доопрацювання;

- вимагати від професорсько-викладацького складу своєчасно здавати основні, додаткові, та комісійні відомості про здачу заліків, іспитів та звітів про практику.

4. Відповідальність

Секретар деканату несе відповідальність за:

-  виконання правил внутрішнього трудового розпорядку;

- своєчасне і сумлінне виконання посадових обов’язків;

– стан закріплених за ним приміщень, дотримання протипожежних заходів, правил техніки безпеки, промислової санітарії;

– збереження та належний стан обладнання, приладів, інструментів, організаційної техніки, закріплених за ним, тощо;

– забезпечення працездатності перелічених засобів.

5. Повинен знати

- законодавство, нормативно-правові акти, а також накази, розпорядження, рішення філіалу, які регулюють порядок діяльності вищого навчального закладу, а також факультету;

- мету, завдання і функції філіалу та факультету

- порядок розроблення і затвердження документації стосовно студентів очної та заочної форми навчання на факультеті;

- свої обов’язки, права, та відповідальність;

- законодавство, нормативно-правові акти, а також накази, розпорядження, рішення філіалу, які регулюють порядок діяльності. факультету.

6. Кваліфікаційні вимоги

Секретар деканату повинен:

- мати вищу освіту.

- вільно володіти українською мовою.

- мати навички роботи з літературою, комп’ютером.

7. Взаємовідносини за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав секретар деканату взаємодіє:

-  З кадрових питань: з деканом факультету, відділом кадрів філіалу;

-  З питань професійної діяльності: з деканом та заступником декана, з завідуючими кафедрами та лаборантами кафедр факультету;

-  З адміністративно-господарських питань: з спеціалістами і керівниками господарської служби філіалу;

-  З соціальних питань: з профспілкою філіалу, профбюро факультету;

-  З правових питань: з юрисконсультом філіалу.

УЗГОДЖЕНО:

Декан факультету ---------------------

Начальник відділу кадрів ------------

Юрисконсульт ---------------------

З інструкцією ознайомлений ------------------------ ----------------- “_____”_____________20__р.

Посадова інструкція секретаря друкарки - потрібно підписати  та затвердити