Рабочая инструкция заведующего отделом торговой площадки и супермаркета
І. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Заведующий отделом торговой площадки назначается и увольняется с занимаемой должности приказом генерального директора ООО. Заведующий отделом торговой площадки подчинен по административным вопросам управляющему и заместителю управляющего торговой площадки, по коммерческим вопросам директору отдела ООО. Заведующий отделом торговой площадки в своей деятельности руководствуется Законодательством Украины, Уставом компании ООО, Положением о торговой площадке, данной должностной инструкцией, нормативными документами, распоряжениями генерального и коммерческого директора и его заместителей, управляющего и заместителя управляющего торговой площадки. В случае отсутствия заведующего отдела торговой площадки его обязанности выполняет лицо, назначенное в соответствующем порядке.
ІІ. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
На должность заведующего отделом принимаются лица с высшим торговым или экономическим образованием и опытом работы в сфере торговли на аналогичной должности не менее 1 года. Назначение на должность заведующего отделом осуществляется после прохождения обучения и стажировки на должность заведующего отделом в компании и сдачи промежуточных и завершающего экзаменов по результатам обучения на соответствие занимаемой должности В случае если заведующий отделом не сдал промежуточный или завершающий экзамен он может быть отстранен от прохождения обучения и стажировки, в связи с несоответствием должности.
Цель должности: Организации и руководство работой в отделе по обеспечении торговой площадки товарами в полном ассортименте и в установленный срок, реализации товаров посредством розничной продажи.
ІІI. ОБЯЗАННОСТИ
Заведующий отделом торговой площадки обязан:
Управление товарооборотом:
1. Проводит заказ товаров поставщикам в отдел:
- формирует заказы товаров поставщикам по ассортименту и количеству в отдел на основании данных об остатках товаров и объемах продаж;
- составляет прогноз продаж и заказов товаров на периоды, с учетом сезонных и праздничных продаж, количества продаж по данной торговой площадке;
- проводит заказы с учетом создания и подержания уровня запасов продукции на складе;
- проводит анализа продаж;
- осуществляет работу с поставщиками по поставкам, количеству, качеству и условий продажи товаров поставщиков на основании заключенных договоров;
- составляет график встреч с поставщиками, согласует его с управляющим торговой площадкой, с учетом равномерного распределения работы склада;
- согласует с директором или старшим менеджером товарного направления все возникающие вопросы по заказам и реализации товаров, работы с поставщиками;
- подает предложения в виде служебной записки по усовершенствованию работы с поставщиками (графики поставок, режим приема товара, оформление возвратов, просрочка и т. п.) по закупке товаров согласно установленного ассортимента поставщика;
- контролирует поставку, запас на складе и наличие товаров в отделах при проведении акций, презентаций, рекламных распродаж, предоставлении скидок на товар по акционной газете.
2. Контролирует сроки и количество поставок товаров:
- контролирует соблюдение графика поставок поставщиками, составленного и утвержденного директором товарного направления;
- поддерживает связь с поставщиками, прогнозирует и контролирует ситуацию по поставкам в связи с погодными условиями, предпраздничными и праздничными днями (вносит предложения старшему менеджеру), при необходимости вносит изменение в график;
- проверяет своевременность поставок в журнале «Заказы на поставку», в котором записываются дата заказа и дата прихода товара;
- проверяет поставленную партию товара на предмет качества, количества, сроков хранения и реализации;
- проверяет наличие и соответствие товару приходных документов, сертификатов качества, соответствия, ветеринарных справок и свидетельств;
- проводит согласование с поставщиком в случае возникших вопросов по партии товара и срокам поставки.
3. Контролирует цены на товар:
- Контролирует изменение входных цен на товар на основании полученых данных от директора товарного направления;
- контролирует переоценку товара, в случае изменения цены поставщиком на товар;
- корректирует наценку на товар по согласованию с директором товарного направления и или старшим менеджером;
- контролирует недопустимое превышение цены на товары с установленным уровнем наценки.
4. Проверяет хранение на складе товаров:
- проверяет размещение товара на складе согласно планограмме, с учетом товарного соседства и условия хранения;
- следит за местонахождением на складе списанного товара своего отдела и товара, подготовленного на возврат поставщику,
5. Проверяет своевременность и правильность оприходования товара, внесения информации в базу данных:
- проверяет входящую цену и проведение наценки на товар операторами;
- контролирует регламентируемую переоценку товара и проверяет смену ценников ответственными за смену ценников лицами;
- проверяет передачу операторами товарного склада продавцам ценников и внутренних накладных для забора товара со склада и вывоза в торговый зал.
6. Контролирует и обеспечивает своевременный вывоз товара в торговый зал продавцами:
- контролирует наличие внутренней накладной и отмеченные в ней возможные переоценки, акционные цены на товары;
- проверяет очередность вывоза товара со склада в торговый зал, согласно принципа «первый пришел – первый ушел»;
- контролирует процесс вывоза продавцами товара в отдел, правильного и рационального использования продавцами тележек и рокл при вывозе товаров.
7. Обеспечивает наличие ассортимента товаров в отделе:
- обеспечивает и поддерживает наличие утвержденного ассортимента товара в отделе, заполненность полок и витрин;
- способствует быстрому вывозу товаров в торговый зал со склада;
- отслеживает продажи товаров в отделе по позициям для планирования сроков заполнения витрин;
- вносит предложения вышестоящему руководству (региональному директору, директору отдела, старшему менеджеру) по выведению из продажи товаров не пользующихся спросом или введению нового товара с целью удовлетворения потребностей покупателя.
8. Контролирует выкладку товаров в торговом зале:
- организовывает и контролирует выкладку товаров продавцами согласно брендовой и лицевой планограмме и спецификации;
- вносит предложения по изменению планограмм;
- проводит обучение продавцов по выкладке товара;
- следит за выкладкой товаров поставщиков, которые арендуют «золотые полки», не допускают нахождения на них товаров других поставщиков;
- следит за правильностью фасовки и упаковки продукции и товаров в упаковочную тару.
9. Ценники, переоценка:
- организует и контролирует работу продавцов по обеспечению наличия ценников на товарах, правильность их оформления, наличия на них необходимой информации о товаре, указание об акционной цене;
- следит за своевременной переоценкой, наличием новых ценников;
10. Обеспечивает качество реализуемых товаров:
- организовывает работу продавцов по обеспечению сохранности качества товара: товарного вида, соблюдения сроков реализации;
- информирует продавцов о заказанном товаре с небольшим сроком годности;
- организует своевременное выявление продавцами некачественного товара и снятие его с продажи (возврат покупателей, брак поставщика, истечение срока реализации);
- обеспечивает подготовку товара к списанию сотрудниками отдела.
11. Проведение мероприятий по улучшению организации продажи товара в отделе:
- контролирует работу продавцов по консультированию покупателей о товаре, предоставления полной информации, привлечения покупателей;
- контролирует соблюдение стандартов обслуживание покупателей;
- проводит лично или организовывает обучение продавцов знанию о товаре (вкусовые качества, состав, поставщик);
- инициирует привлечение поставщиков к обучению продавцов и консультированию покупателей по товару.
12. Контролирует заказы и использование расходных материалов:
- контролирует заказ расходных материалов в отдел;
- следит за рациональным расходом и соответствием упаковки упакованного товара;
- контролирует правильность процедуры списания упаковочных материалов.
13. Участвует в проведении мероприятий по рекламе продукции отдела, (Инструкция № 14. «Рекламные акции сети ):
- получает от рекламного отдела график проведения акций, презентаций и дегустаций товаров в отделе;
- организовывает работу представителей поставщиков по проведению презентаций или дегустаций товаров (получение бейджа, установление стендов, прохождение инструктажа по правилам внутреннего распорядка, согласно договора), следит за графиком их прибытия и проведения;
- обеспечивает наличие акционного товара на складе и в торговом зале в продаже (на стеллажах и витринах);
- контролирует дисциплину проведения акционных мероприятий.
14. Организация списания товара, возврата, обмена товаров:
- организует и контролирует процесс подготовки старшими продавцами товаров к списанию (взвешивание, упаковка, стикеровка)
- следит за своевременной подачей информации о товаре, подготовленном к списанию, администратору торгового зала;
- контролирует доставку товара, подготовленного на списание, на склад и его списание (при необходимости, в зависимости от группы товаров, в присутствии членов специальной комиссии);
- рассматривает по каждому товару с управляющим торговой площадки и утверждает списки товаров на списание (письма);
- организовывает возвраты и обмены товаров поставщикам в течение двух недель.
15. Подготовка отдела к инвентаризации:
- получает график проведения инвентаризации в отделе;
- организует работу продавцов в отделе по подготовке к инвентаризации (назначает ответственного продавца);
- проводит подготовку товара к пересчету (лично присутствует при пересчете элитных групп товаров совместно с зам. управляющим);
- проводит проверку наличия и раскладку товара на складе, в отделе, в холодильниках, проверку правильности пересчета, при необходимости вносит предложения по процедуре коррекции остатков и содействует их выявлению (Инструкция №3, № 3.1.);
- проводит анализ результатов инвентаризации.
16. Составляет и предоставляет установленную отчетность по движению товара:
- составляет бюджет расходов по своему отделу на период;
- проводит работу путем опроса покупателей и продавцов по исследованию потребительского спроса на товары, степень удовлетворения покупателей товарами и обслуживанием в магазине;
- проверяет АВС анализ, на основании остатков товаров и поставок;
- анализирует продажи товаров для дальнейших прогнозов закупок;
- проводит анализ результатов инвентаризации и выполнение плана продаж товаров в отделе.
- проводит мониторинг цен конкурентов на товары утвержденного перечня, составляет анализ и отчет.
17. Обеспечивает регулярное проведение специальных санитарных мероприятий в отделе (Инструкция № 7)
- организует в отделе работу по подержанию порядка и чистоты в соответствие с требованиями норм санитарно-эпидемиологическая службы, службы по защите прав потребителей;
- организует и контролирует работу продавцов по подержанию чистоты в отделе, уборке стеллажей, витрин и оборудования, холодильного оборудования
- следит за наличием моющих и дезинфицирующих средств, правильное их использование;
- контролирует соблюдение продавцами требований к форме и внешнему виду (чистота формы, работа в перчатках, головной убор, опрятный внешний вид);
- следит за регулярностью проведения генеральных уборок и дезинфекции специальными растворами.
18. Взаимодействует с представителями контролирующих органов (Инструкция №6. „Нормативно-правова документація, що регламентує діяльність Торговельної площадки. Взаємодія з контролюючими органами”):
- присутствует при проверках контролирующих органов в отделе;
- присутствует при отборке товаров для экспертизы, и обеспечивает сопутствующей документацией
- участвует в рассмотрении заявлений и жалоб покупателей по организации торговли или качества товаров данного отдела.
Управление персоналом отделов
(организация, координация и контроль работы продавцов):
19. Обеспечивает расстановку и целесообразное использование трудовых ресурсов:
- подает заявки инспектору отдела кадров на подбор персонала в отдел на свободные вакансии;
- назначает старшего смены в отделе;
- проводит расстановку продавцов в отделе, с учетом квалификации, опыта работы;
- взаимодействует с руководителями других отделов и подразделений торговой площадки по обеспечению отдела работниками в случае недостатка сотрудников в отделе или проведения работ, требующих большего количества работников;
20. Составляет графики и регламент работы продавцов, контролирует трудовую и производственную дисциплину:
- составляет график выходов продавцов дневных и ночных рабочих смен, правила внутреннего трудового распорядка, с учетом нормы рабочих часов и фонда заработной платы, согласовывает с заместителем управляющего торговой площадки;
- проверяет часы работы продавцов отдела, выясняет причины невыходов на работу;
- составляет регламент работы продавцов с учетом проводимых рекламных мероприятий в отделе, часов «пик», праздничных дней, проведения инвентаризаций;
- определяет задание продавцам, ночной смене в письменном виде, назначает ответственного за выполнение, и контролирует их выполнение;
- проводит собрания и участвует в пересменках.
21. Проводит табелирование работников отдела (Инструкция № 8. «Концепция работы сотрудников при работе с системой «Зарплата»):
- согласно данных табелирования, проводит учет рабочих часов продавцов за месяц,
- проверяет правильность учета, корригирует учет часов, исправляет ошибки в учете,
- подает данные по количеству отработанных часов сотрудниками отдела за месяц управляющему магазином.
22. Контролирует выполнение функциональных обязанности работниками:
- производит контроль и оценку работы продавцов по критериям листов наблюдения (см. Инструкция 16, листы наблюдения).
- при необходимости напоминает продавцам их обязанности, знакомит с правилами и условиями работы, корригирует работу продавцов, вносит изменения в содержание работы продавцов (Рабочая инструкция продавца-консультанта);
- контролирует соблюдение сотрудниками правил и норм охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
23. Контролирует качество обслуживания покупателей в отделе в соответствии со стандартами обслуживания, консультирования продавцами покупателей.
24. Организация обучения и введение в должность сотрудников-стажеров:
- организует процесс и регламент стажировки, назначает наставника или сам выступает наставником новому сотруднику;
- регламентирует обучение стажера в отделе, знакомит с должностными обязанностями, выдает адаптационный лист, направляет на обучение;
- следит за соблюдением всех этапов адаптации стажера в коллективе;
- проводит инструктажи по работе с технологическим оборудованием,
- по окончании стажировки проводит профессиональную оценку его знаниям и умениям, при успешном прохождении допускает к работе.
- подает предложение управляющему торговой площадки о прекращении или продлении испытательного срока сотруднику. (Инструкция № 19);
25. Проведение обучения работникам отдела с целью повышения квалификации:
- по ассортименту товаров, их качественной характеристике (составе, вкусовых качествах),
- организовывает дегустации продавцам новой продукции, даёт сведения о производителях;
- правилам трудового распорядка, дисциплины, и правилам работы
- проводит инструктажи по работе с технологическим оборудованием;
- правилам торговли, нормативными документами,
- стандартам обслуживания покупателей,
- знакомит с изменениями в работе торговой площадки;
- доводит до ведома сотрудников новую информацию о правилах и содержании работы отдела, торговой площадки, взаимодействии с другими подразделениями, проводимых мероприятиях на торговой площадке, информацию о премировании, взысканиях, изменении в оплате труда и т. п.
26. Контролирует работу оборудования:
- составляет заявки на обеспечение оборудованием отдела;
- контролирует прохождение инструктажа (вводного и повторных) по технике безопасности и пожарной безопасности работниками отдела
- по мере необходимости проводит инструктаж по технике безопасности и работе с оборудованием.
27. Проверяет и содействует улучшению условий труда, гигиены, отдыха и приема пищи сотрудников.
28. Организует получение рабочей формы и инвентаря, контролирует их рациональное и правильное использование.
29. Вносит рекомендации управляющему о премировании или взыскании с продавцов по результатам выполнения сотрудниками функциональных обязанностей, листов наблюдения, выполнения плана продаж (Инструкцию № 16 и №17).
30. Налаживает и поддерживает благоприятный психологический настрой в коллективе отдела, способствует созданию рабочего настроя.
31. Решает вопросы по взаимодействию с охраной:
- выясняет причины различных нарушений продавцами внутреннего трудового распорядка определенного охраной, визирует объяснительные записки продавцов о нарушениях;
- контролирует журнал записи сотрудником охраны боя товара продавцами;
- следит за установление чипов на дорогостоящие и элитные товары;
Торговое оборудование, инвентарь и расходные материалы
(заказ, эксплуатация, замена, ремонт)
32. Контролирует работу оборудования в отделе (Инструкция № 12):
- контролирует работу оборудования, санитарное состояние, наличие маркировки на оборудовании, инвентаре, посуде;
- следит за правильностью эксплуатации холодильных камер; уровнем и правильностью загрузки, контролирует заполнение температурных листов и ведение журнала температурных режимов;
- уведомляет заведующего хозяйством в случае поломки оборудования и контролирует вызова сервисных служб, в случае необходимости ремонта;
33. Упаковочные материалы в отделе (Инструкция № 15): подает заявки заместителю управляющего на заказ расходных материалов, следит за наличием расходных материалов в отделе, их своевременного списания и рационального использования.
34. Производит заказ инвентаря и расходных материалов заведующему хозяйством, следит за получением сотрудниками одела, рациональным и экономным использованием. Проводит инструктаж по правильному пользованию.
Регламент работы:
1. Проверка выполнения поставленных задач продавцами ночной смены.
2. Проверка выхода продавцов на работу, трудовой дисциплины.
3. Утренний обход склада и отдела (по товарным запасам).
4. Анализ продаж и составление заявок на товар поставщикам.
5. Организация и координация работы продавцов отдела.
6. Обучение и адаптация стажеров-продавцов.
7. Контроль работы оборудования.
8. Формирование заданий продавцам ночной смены
ІV. ПРАВА
Заведующий отделом имеет право:
1. Осуществлять оперативное руководство отделом.
2. Требовать от руководителей предприятия и руководителей подразделений содействия в исполнении обязанностей согласно данной инструкции.
3. Требовать от руководителей отелов и сотрудников торговой площадки предоставление документов и информации, необходимой для исполнения своих должностных обязанностей.
4. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы.
5. Требовать наличие и правильность маркировки товаров от поставщика.
6. Не принимать товар от поставщика в случае не согласования цены, количества, несоответствия качества, наличия брака, отсутствия надлежащей документации.
Вносить изменение в график поставки товаров по согласованию с поставщиком и директором направления. Присутствовать при приеме товаров на склад. Вносить предложения по изменению работы отдела (устно или в виде служебной записки). Вносить предложения по изменению планограмм, выкладок товаров, ассортимента товаров, расстановки и количества оборудования в отделе. Получать результаты инвентаризации, проводить проверку правильности учета инвентаризуемых средств и вносить предложения по их коррекции. Проводить отбор продавцов в свой отдел, подавать предложения по приему или увольнению продавцов отдела, их премированию или материальному взысканию. Подавать предложения по изменению штата продавцов отдела. Требовать от управляющего торговой площадки нормативно-правовую документацию, приказы, распоряжения и другую информацию, регламентирующую работу сотрудников своего отдела. Вносить предложение поставщикам товаров по улучшению качества товаров, упаковки, продажных свойств товаров.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Заведующий отделом торговой площадки несет ответственность за:
1. Несвоевременное и несоответствующее выполнение своих обязанностей, предусмотренных данной инструкцией.
2. Наличие товара в отделе его продвижение и организация продажи.
3. Сохранность материально-технических средств отдела, товара в отделе.
4. Разглашение конфиденциальной информации.
5. Нарушение правил охраны труда, техники безопасности.
6. Рациональное использование материальных ресурсов компании.
7. Нанесения материального ущерба в ходе своей деятельности.
VI. НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ.
Заведующий отделом должен знать:
Законы, постановления, приказы, распоряжения и другие нормативно-правовые акты, регулирующие порядок проведения коммерческих операций. Компьютерные программы, которые ориентированы на проведение операций по закупкам товаров: программу «SPRUT». Особенности организации и правила розничной торговли. Торговую бухгалтерскую и сопроводительную документацию по каждому товару. Правила и требования мерчендайзинга. Статистические методы анализа. Правила оформления документации на закупки, оприходования, списания товаров и т. п. Закон «О защите прав потребителей». Нормы служебного этикета и правила ведения переговоров. Процедуру учета остатков товара; процедуру возврата товара. Составление АВС анализа и анализа продаж. Правила ведение складского хозяйства и условия хранения товаров. Знание торгово-технологического оборудования отдела и правил его эксплуатации, согласно инструкции по эксплуатации: нормы загрузки, температура загрузки, правила загрузки товара.
VII. ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
№ |
Отдел |
Вопросы взаимодействия |
1 |
Инспектор отдела кадров, специалист по подбору и развитию персонала |
вакансии сотрудников в отделе подбор сотрудников прием, перевод и увольнение работников рабочая форма стажировка и обучение сотрудников. |
2 |
Заведующим хозяйственным отделом |
обеспечение сотрудников моющими и дезинфицирующими средствами расходные материалы проверка и ремонт оборудования, его замены мелкий ремонт торговой мебели |
3 |
Сотрудник рекламного отдела |
проведение поставщиками или производителями акций, дегустаций, презентаций продукции отдела |
Сотрудник IT отдела |
установка и ремонт электронно-вычислительной техники (весов, компьютеров, телекоммуникационного оборудования). |
|
4 |
Другие зав. отделами |
ротация продавцов в отделах взаимопомощь в дежурствах в выходные дни |
Сотрудники склада (зав. складом, товароведы, старшие операторы) |
информация по заявкам график завозов коррекция поставок прием товаров и проверка сопроводительной документации на товар хранение товара чистота и порядок в местах хранения товара отдела вывоза товара в зал рекомендации по изменению планограмм на складе контроль составления писем на возврат поставщикам возврат товара поставщикам урегулирование спорных вопросов по поставкам своевременное проведение списаний информация по ценам, переоценке, акционным ценам. |
|
5 |
Администратор ТЗ |
качество обслуживания покупателей продавцами отдела разрешение претензий, жалоб покупателей оформление документов на возврат, обмен и списание товаров учет рабочего времени сотрудников отдела извещение технических служб о поломке оборудования |
VIII. РЕГЛАМЕНТ.
График работы: с 9:00 до 18:00, обеденный перерыв с 13:00 до 14:00.
Суббота с 9:00 до 13:00, в порядке очередности.
Регламент работы в течение дня (пункты работ распределяются в течение дня в зависимости от сложившихся ситуаций):
9. Проверка выхода продавцов смены на работу, соблюдение трудовой дисциплины.
10. Проверка выполнения поставленных задач продавцами ночной смены.
11. Контроль внешнего вида продавцов и состояния отдела.
12. Контроль работы оборудования.
13. Контроль переоценки.
14. Составление заявок на товар поставщика, работа с поставщиками.
15. Утренний обход склада (по товарным запасам отдела)
16. Проверка прихода товаров, прием и проверка элитных товаров.
17. Анализ продаж, установленных отчетов.
18. Работа по организации акций, презентаций, дегустаций в отделе.
19. Организация и координация работы продавцов отдела.
20. Обучение и адаптация стажеров-продавцов.
21. Контроль работы оборудования.
22. Проверка состояния отдела в конце рабочего дня.
23. Формирование заданий продавцам ночной смены (для работающих ночью).
Дежурный зав. отдела:
24. Проведение вечерние пересменки продавцов.
25. Подготовка отделов к инвентаризации.
Критерии оценки эффективности работы заведующих отделами ТП
Баллы:
0 – полное отсутствие критерия
1 – присутствие критерия в недостаточной мере
2 – присутствие критерия в полной мере
№ |
Критерии |
Бал 0 1 2 |
1. |
Наличие полного ассортимента товаров в отделе. |
|
2. |
Отсутствие больших неоправданных списаний товаров в отделах. |
|
3. |
Позитивные результаты инвентаризации. |
|
4. |
Грамотные заказы товаров, отсутствие пере - и недозаказов. |
|
5. |
Организация возврата остатков продукции. |
|
6. |
Работа с поставщиками по соблюдению ними сроков и графиков поставок. |
|
7. |
Наличие всей необходимой документации на товар для предоставления сотрудникам контролирующих органов. |
|
8. |
Обученные продавцы, знающие свои обязанности, знающие товар, его характеристики, умеющие общаться и консультировать покупателей. |
|
9. |
Правильная выкладка товаров согласно планограмме, согласно принципам и требованиям по выкладке товара. |
|
10. |
Чистота и порядок в отделе. |
|
11. |
Соответствие ценников товару, своевременная переоценка товара. |
|
12. |
Наличие акционного товара, акционных ценников, акционных мест. |
|
13. |
Работа с представителями поставщиков и производителей – помощь в проведении акций и дегустаций. |
|
14. |
Отсутствие нарушений (по вине отдела) по требованиям контролирующих органов (СЭС, СЗПП, метрологии и стандартизации и т. п.). |
|
15. |
Отсутствие жалоб покупателей на работников отдела. |
|
16. |
Наличие благодарностей от покупателей работникам отдела. |
|
17. |
Отсутствие конфликтов, недоразумений между руководителем и продавцами. |
|
18. |
Отсутствие необоснованной текучки кадров, увольнений продавцов, наполненность штата продавцов в отделе. |
|
19. |
Отсутствие некачественной, просроченной продукции в отделе. |
|
20. |
Исправное оборудование, наличие инвентаря и расходных материалов. |
|
21. |
Грамотная организация и контроль работы представителей поставщиков (мерчендайзеров) в Торговом зале. |