Рабочая инструкция заведующего отделом торговой площадки и супермаркета

І. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Заведующий отделом торговой площадки назначается и увольняется с занимаемой должности приказом генерального директора ООО. Заведующий отделом торговой площадки подчинен по административным вопросам управляющему и заместителю управляющего торговой площадки, по коммерческим вопросам директору отдела ООО. Заведующий отделом торговой площадки в своей деятельности руководствуется Законодательством Украины, Уставом компании ООО, Положением о торговой площадке, данной должностной инструкцией, нормативными документами, распоряжениями генерального и коммерческого директора и его заместителей, управляющего и заместителя управляющего торговой площадки. В случае отсутствия заведующего отдела торговой площадки его обязанности выполняет лицо, назначенное в соответствующем порядке.

ІІ. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

На должность заведующего отделом принимаются лица с высшим торговым или экономическим образованием и опытом работы в сфере торговли на аналогичной должности не менее 1 года. Назначение на должность заведующего отделом осуществляется после прохождения обучения и стажировки на должность заведующего отделом в компании и сдачи промежуточных и завершающего экзаменов по результатам обучения на соответствие занимаемой должности В случае если заведующий отделом не сдал промежуточный или завершающий экзамен он может быть отстранен от прохождения обучения и стажировки, в связи с несоответствием должности.

Цель должности: Организации и руководство работой в отделе по обеспечении торговой площадки товарами в полном ассортименте и в установленный срок, реализации товаров посредством розничной продажи.

ІІI. ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий отделом торговой площадки обязан:

Управление товарооборотом:

1.  Проводит заказ товаров поставщикам в отдел:

-  формирует заказы товаров поставщикам по ассортименту и количеству в отдел на основании данных об остатках товаров и объемах продаж;

-  составляет прогноз продаж и заказов товаров на периоды, с учетом сезонных и праздничных продаж, количества продаж по данной торговой площадке;

-  проводит заказы с учетом создания и подержания уровня запасов продукции на складе;

-  проводит анализа продаж;

-  осуществляет работу с поставщиками по поставкам, количеству, качеству и условий продажи товаров поставщиков на основании заключенных договоров;

-  составляет график встреч с поставщиками, согласует его с управляющим торговой площадкой, с учетом равномерного распределения работы склада;

-  согласует с директором или старшим менеджером товарного направления все возникающие вопросы по заказам и реализации товаров, работы с поставщиками;

-  подает предложения в виде служебной записки по усовершенствованию работы с поставщиками (графики поставок, режим приема товара, оформление возвратов, просрочка и т. п.) по закупке товаров согласно установленного ассортимента поставщика;

-  контролирует поставку, запас на складе и наличие товаров в отделах при проведении акций, презентаций, рекламных распродаж, предоставлении скидок на товар по акционной газете.

2.  Контролирует сроки и количество поставок товаров:

-  контролирует соблюдение графика поставок поставщиками, составленного и утвержденного директором товарного направления;

-  поддерживает связь с поставщиками, прогнозирует и контролирует ситуацию по поставкам в связи с погодными условиями, предпраздничными и праздничными днями (вносит предложения старшему менеджеру), при необходимости вносит изменение в график;

-  проверяет своевременность поставок в журнале «Заказы на поставку», в котором записываются дата заказа и дата прихода товара;

-  проверяет поставленную партию товара на предмет качества, количества, сроков хранения и реализации;

-  проверяет наличие и соответствие товару приходных документов, сертификатов качества, соответствия, ветеринарных справок и свидетельств;

-  проводит согласование с поставщиком в случае возникших вопросов по партии товара и срокам поставки.

3.  Контролирует цены на товар:

-  Контролирует изменение входных цен на товар на основании полученых данных от директора товарного направления;

-  контролирует переоценку товара, в случае изменения цены поставщиком на товар;

-  корректирует наценку на товар по согласованию с директором товарного направления и или старшим менеджером;

-  контролирует недопустимое превышение цены на товары с установленным уровнем наценки.

4.  Проверяет хранение на складе товаров:

-  проверяет размещение товара на складе согласно планограмме, с учетом товарного соседства и условия хранения;

-  следит за местонахождением на складе списанного товара своего отдела и товара, подготовленного на возврат поставщику,

5.  Проверяет своевременность и правильность оприходования товара, внесения информации в базу данных:

-  проверяет входящую цену и проведение наценки на товар операторами;

-  контролирует регламентируемую переоценку товара и проверяет смену ценников ответственными за смену ценников лицами;

-  проверяет передачу операторами товарного склада продавцам ценников и внутренних накладных для забора товара со склада и вывоза в торговый зал.

6.  Контролирует и обеспечивает своевременный вывоз товара в торговый зал продавцами:

-  контролирует наличие внутренней накладной и отмеченные в ней возможные переоценки, акционные цены на товары;

-  проверяет очередность вывоза товара со склада в торговый зал, согласно принципа «первый пришел – первый ушел»;

-  контролирует процесс вывоза продавцами товара в отдел, правильного и рационального использования продавцами тележек и рокл при вывозе товаров.

7.  Обеспечивает наличие ассортимента товаров в отделе:

-  обеспечивает и поддерживает наличие утвержденного ассортимента товара в отделе, заполненность полок и витрин;

-  способствует быстрому вывозу товаров в торговый зал со склада;

-  отслеживает продажи товаров в отделе по позициям для планирования сроков заполнения витрин;

-  вносит предложения вышестоящему руководству (региональному директору, директору отдела, старшему менеджеру) по выведению из продажи товаров не пользующихся спросом или введению нового товара с целью удовлетворения потребностей покупателя.

8.  Контролирует выкладку товаров в торговом зале:

-  организовывает и контролирует выкладку товаров продавцами согласно брендовой и лицевой планограмме и спецификации;

-  вносит предложения по изменению планограмм;

-  проводит обучение продавцов по выкладке товара;

-  следит за выкладкой товаров поставщиков, которые арендуют «золотые полки», не допускают нахождения на них товаров других поставщиков;

-  следит за правильностью фасовки и упаковки продукции и товаров в упаковочную тару.

9. Ценники, переоценка:

-  организует и контролирует работу продавцов по обеспечению наличия ценников на товарах, правильность их оформления, наличия на них необходимой информации о товаре, указание об акционной цене;

-  следит за своевременной переоценкой, наличием новых ценников;

10.  Обеспечивает качество реализуемых товаров:

-  организовывает работу продавцов по обеспечению сохранности качества товара: товарного вида, соблюдения сроков реализации;

-  информирует продавцов о заказанном товаре с небольшим сроком годности;

-  организует своевременное выявление продавцами некачественного товара и снятие его с продажи (возврат покупателей, брак поставщика, истечение срока реализации);

-  обеспечивает подготовку товара к списанию сотрудниками отдела.

11.  Проведение мероприятий по улучшению организации продажи товара в отделе:

-  контролирует работу продавцов по консультированию покупателей о товаре, предоставления полной информации, привлечения покупателей;

-  контролирует соблюдение стандартов обслуживание покупателей;

-  проводит лично или организовывает обучение продавцов знанию о товаре (вкусовые качества, состав, поставщик);

-  инициирует привлечение поставщиков к обучению продавцов и консультированию покупателей по товару.

12.  Контролирует заказы и использование расходных материалов:

-  контролирует заказ расходных материалов в отдел;

-  следит за рациональным расходом и соответствием упаковки упакованного товара;

-  контролирует правильность процедуры списания упаковочных материалов.

13.  Участвует в проведении мероприятий по рекламе продукции отдела, (Инструкция № 14. «Рекламные акции сети ):

-  получает от рекламного отдела график проведения акций, презентаций и дегустаций товаров в отделе;

-  организовывает работу представителей поставщиков по проведению презентаций или дегустаций товаров (получение бейджа, установление стендов, прохождение инструктажа по правилам внутреннего распорядка, согласно договора), следит за графиком их прибытия и проведения;

-  обеспечивает наличие акционного товара на складе и в торговом зале в продаже (на стеллажах и витринах);

-  контролирует дисциплину проведения акционных мероприятий.

14.  Организация списания товара, возврата, обмена товаров:

-  организует и контролирует процесс подготовки старшими продавцами товаров к списанию (взвешивание, упаковка, стикеровка)

-  следит за своевременной подачей информации о товаре, подготовленном к списанию, администратору торгового зала;

-  контролирует доставку товара, подготовленного на списание, на склад и его списание (при необходимости, в зависимости от группы товаров, в присутствии членов специальной комиссии);

-  рассматривает по каждому товару с управляющим торговой площадки и утверждает списки товаров на списание (письма);

-  организовывает возвраты и обмены товаров поставщикам в течение двух недель.

15.  Подготовка отдела к инвентаризации:

-  получает график проведения инвентаризации в отделе;

-  организует работу продавцов в отделе по подготовке к инвентаризации (назначает ответственного продавца);

-  проводит подготовку товара к пересчету (лично присутствует при пересчете элитных групп товаров совместно с зам. управляющим);

-  проводит проверку наличия и раскладку товара на складе, в отделе, в холодильниках, проверку правильности пересчета, при необходимости вносит предложения по процедуре коррекции остатков и содействует их выявлению (Инструкция №3, № 3.1.);

-  проводит анализ результатов инвентаризации.

16.  Составляет и предоставляет установленную отчетность по движению товара:

-  составляет бюджет расходов по своему отделу на период;

-  проводит работу путем опроса покупателей и продавцов по исследованию потребительского спроса на товары, степень удовлетворения покупателей товарами и обслуживанием в магазине;

-  проверяет АВС анализ, на основании остатков товаров и поставок;

-  анализирует продажи товаров для дальнейших прогнозов закупок;

-  проводит анализ результатов инвентаризации и выполнение плана продаж товаров в отделе.

-  проводит мониторинг цен конкурентов на товары утвержденного перечня, составляет анализ и отчет.

17.  Обеспечивает регулярное проведение специальных санитарных мероприятий в отделе (Инструкция № 7)

-  организует в отделе работу по подержанию порядка и чистоты в соответствие с требованиями норм санитарно-эпидемиологическая службы, службы по защите прав потребителей;

-  организует и контролирует работу продавцов по подержанию чистоты в отделе, уборке стеллажей, витрин и оборудования, холодильного оборудования

-  следит за наличием моющих и дезинфицирующих средств, правильное их использование;

-  контролирует соблюдение продавцами требований к форме и внешнему виду (чистота формы, работа в перчатках, головной убор, опрятный внешний вид);

-  следит за регулярностью проведения генеральных уборок и дезинфекции специальными растворами.

18.  Взаимодействует с представителями контролирующих органов (Инструкция №6. „Нормативно-правова документація, що регламентує діяльність Торговельної площадки. Взаємодія з контролюючими органами”):

-  присутствует при проверках контролирующих органов в отделе;

-  присутствует при отборке товаров для экспертизы, и обеспечивает сопутствующей документацией

-  участвует в рассмотрении заявлений и жалоб покупателей по организации торговли или качества товаров данного отдела.

Управление персоналом отделов

(организация, координация и контроль работы продавцов):

19.  Обеспечивает расстановку и целесообразное использование трудовых ресурсов:

-  подает заявки инспектору отдела кадров на подбор персонала в отдел на свободные вакансии;

-  назначает старшего смены в отделе;

-  проводит расстановку продавцов в отделе, с учетом квалификации, опыта работы;

-  взаимодействует с руководителями других отделов и подразделений торговой площадки по обеспечению отдела работниками в случае недостатка сотрудников в отделе или проведения работ, требующих большего количества работников;

20.  Составляет графики и регламент работы продавцов, контролирует трудовую и производственную дисциплину:

-  составляет график выходов продавцов дневных и ночных рабочих смен, правила внутреннего трудового распорядка, с учетом нормы рабочих часов и фонда заработной платы, согласовывает с заместителем управляющего торговой площадки;

-  проверяет часы работы продавцов отдела, выясняет причины невыходов на работу;

-  составляет регламент работы продавцов с учетом проводимых рекламных мероприятий в отделе, часов «пик», праздничных дней, проведения инвентаризаций;

-  определяет задание продавцам, ночной смене в письменном виде, назначает ответственного за выполнение, и контролирует их выполнение;

-  проводит собрания и участвует в пересменках.

21.  Проводит табелирование работников отдела (Инструкция № 8. «Концепция работы сотрудников при работе с системой «Зарплата»):

-  согласно данных табелирования, проводит учет рабочих часов продавцов за месяц,

-  проверяет правильность учета, корригирует учет часов, исправляет ошибки в учете,

-  подает данные по количеству отработанных часов сотрудниками отдела за месяц управляющему магазином.

22.  Контролирует выполнение функциональных обязанности работниками:

-  производит контроль и оценку работы продавцов по критериям листов наблюдения (см. Инструкция 16, листы наблюдения).

-  при необходимости напоминает продавцам их обязанности, знакомит с правилами и условиями работы, корригирует работу продавцов, вносит изменения в содержание работы продавцов (Рабочая инструкция продавца-консультанта);

-  контролирует соблюдение сотрудниками правил и норм охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

23.  Контролирует качество обслуживания покупателей в отделе в соответствии со стандартами обслуживания, консультирования продавцами покупателей.

24.  Организация обучения и введение в должность сотрудников-стажеров:

-  организует процесс и регламент стажировки, назначает наставника или сам выступает наставником новому сотруднику;

-  регламентирует обучение стажера в отделе, знакомит с должностными обязанностями, выдает адаптационный лист, направляет на обучение;

-  следит за соблюдением всех этапов адаптации стажера в коллективе;

-  проводит инструктажи по работе с технологическим оборудованием,

-  по окончании стажировки проводит профессиональную оценку его знаниям и умениям, при успешном прохождении допускает к работе.

-  подает предложение управляющему торговой площадки о прекращении или продлении испытательного срока сотруднику. (Инструкция № 19);

25.  Проведение обучения работникам отдела с целью повышения квалификации:

-  по ассортименту товаров, их качественной характеристике (составе, вкусовых качествах),

-  организовывает дегустации продавцам новой продукции, даёт сведения о производителях;

-  правилам трудового распорядка, дисциплины, и правилам работы

-  проводит инструктажи по работе с технологическим оборудованием;

-  правилам торговли, нормативными документами,

-  стандартам обслуживания покупателей,

-  знакомит с изменениями в работе торговой площадки;

-  доводит до ведома сотрудников новую информацию о правилах и содержании работы отдела, торговой площадки, взаимодействии с другими подразделениями, проводимых мероприятиях на торговой площадке, информацию о премировании, взысканиях, изменении в оплате труда и т. п.

26.  Контролирует работу оборудования:

-  составляет заявки на обеспечение оборудованием отдела;

-  контролирует прохождение инструктажа (вводного и повторных) по технике безопасности и пожарной безопасности работниками отдела

-  по мере необходимости проводит инструктаж по технике безопасности и работе с оборудованием.

27.  Проверяет и содействует улучшению условий труда, гигиены, отдыха и приема пищи сотрудников.

28.  Организует получение рабочей формы и инвентаря, контролирует их рациональное и правильное использование.

29.  Вносит рекомендации управляющему о премировании или взыскании с продавцов по результатам выполнения сотрудниками функциональных обязанностей, листов наблюдения, выполнения плана продаж (Инструкцию № 16 и №17).

30.  Налаживает и поддерживает благоприятный психологический настрой в коллективе отдела, способствует созданию рабочего настроя.

31.  Решает вопросы по взаимодействию с охраной:

-  выясняет причины различных нарушений продавцами внутреннего трудового распорядка определенного охраной, визирует объяснительные записки продавцов о нарушениях;

-  контролирует журнал записи сотрудником охраны боя товара продавцами;

-  следит за установление чипов на дорогостоящие и элитные товары;

Торговое оборудование, инвентарь и расходные материалы

(заказ, эксплуатация, замена, ремонт)

32.  Контролирует работу оборудования в отделе (Инструкция № 12):

-  контролирует работу оборудования, санитарное состояние, наличие маркировки на оборудовании, инвентаре, посуде;

-  следит за правильностью эксплуатации холодильных камер; уровнем и правильностью загрузки, контролирует заполнение температурных листов и ведение журнала температурных режимов;

-  уведомляет заведующего хозяйством в случае поломки оборудования и контролирует вызова сервисных служб, в случае необходимости ремонта;

33.  Упаковочные материалы в отделе (Инструкция № 15): подает заявки заместителю управляющего на заказ расходных материалов, следит за наличием расходных материалов в отделе, их своевременного списания и рационального использования.

34.  Производит заказ инвентаря и расходных материалов заведующему хозяйством, следит за получением сотрудниками одела, рациональным и экономным использованием. Проводит инструктаж по правильному пользованию.

Регламент работы:

1.  Проверка выполнения поставленных задач продавцами ночной смены.

2.  Проверка выхода продавцов на работу, трудовой дисциплины.

3.  Утренний обход склада и отдела (по товарным запасам).

4.  Анализ продаж и составление заявок на товар поставщикам.

5.  Организация и координация работы продавцов отдела.

6.  Обучение и адаптация стажеров-продавцов.

7.  Контроль работы оборудования.

8.  Формирование заданий продавцам ночной смены

ІV. ПРАВА

Заведующий отделом имеет право:

1.  Осуществлять оперативное руководство отделом.

2.  Требовать от руководителей предприятия и руководителей подразделений содействия в исполнении обязанностей согласно данной инструкции.

3.  Требовать от руководителей отелов и сотрудников торговой площадки предоставление документов и информации, необходимой для исполнения своих должностных обязанностей.

4.  В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы.

5.  Требовать наличие и правильность маркировки товаров от поставщика.

6.  Не принимать товар от поставщика в случае не согласования цены, количества, несоответствия качества, наличия брака, отсутствия надлежащей документации.

Вносить изменение в график поставки товаров по согласованию с поставщиком и директором направления. Присутствовать при приеме товаров на склад. Вносить предложения по изменению работы отдела (устно или в виде служебной записки). Вносить предложения по изменению планограмм, выкладок товаров, ассортимента товаров, расстановки и количества оборудования в отделе. Получать результаты инвентаризации, проводить проверку правильности учета инвентаризуемых средств и вносить предложения по их коррекции. Проводить отбор продавцов в свой отдел, подавать предложения по приему или увольнению продавцов отдела, их премированию или материальному взысканию. Подавать предложения по изменению штата продавцов отдела. Требовать от управляющего торговой площадки нормативно-правовую документацию, приказы, распоряжения и другую информацию, регламентирующую работу сотрудников своего отдела. Вносить предложение поставщикам товаров по улучшению качества товаров, упаковки, продажных свойств товаров.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Заведующий отделом торговой площадки несет ответственность за:

1.  Несвоевременное и несоответствующее выполнение своих обязанностей, предусмотренных данной инструкцией.

2.  Наличие товара в отделе его продвижение и организация продажи.

3.  Сохранность материально-технических средств отдела, товара в отделе.

4.  Разглашение конфиденциальной информации.

5.  Нарушение правил охраны труда, техники безопасности.

6.  Рациональное использование материальных ресурсов компании.

7.  Нанесения материального ущерба в ходе своей деятельности.

VI.  НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ.

Заведующий отделом должен знать:

Законы, постановления, приказы, распоряжения и другие нормативно-правовые акты, регулирующие порядок проведения коммерческих операций. Компьютерные программы, которые ориентированы на проведение операций по закупкам товаров: программу «SPRUT». Особенности организации и правила розничной торговли. Торговую бухгалтерскую и сопроводительную документацию по каждому товару. Правила и требования мерчендайзинга. Статистические методы анализа. Правила оформления документации на закупки, оприходования, списания товаров и т. п. Закон «О защите прав потребителей». Нормы служебного этикета и правила ведения переговоров. Процедуру учета остатков товара; процедуру возврата товара. Составление АВС анализа и анализа продаж. Правила ведение складского хозяйства и условия хранения товаров. Знание торгово-технологического оборудования отдела и правил его эксплуатации, согласно инструкции по эксплуатации: нормы загрузки, температура загрузки, правила загрузки товара.

VII. ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

VIII. РЕГЛАМЕНТ.

График работы: с 9:00 до 18:00, обеденный перерыв с 13:00 до 14:00.

Суббота с 9:00 до 13:00, в порядке очередности.

Регламент работы в течение дня (пункты работ распределяются в течение дня в зависимости от сложившихся ситуаций):

9.  Проверка выхода продавцов смены на работу, соблюдение трудовой дисциплины.

10.  Проверка выполнения поставленных задач продавцами ночной смены.

11.  Контроль внешнего вида продавцов и состояния отдела.

12.  Контроль работы оборудования.

13.  Контроль переоценки.

14.  Составление заявок на товар поставщика, работа с поставщиками.

15.  Утренний обход склада (по товарным запасам отдела)

16.  Проверка прихода товаров, прием и проверка элитных товаров.

17.  Анализ продаж, установленных отчетов.

18.  Работа по организации акций, презентаций, дегустаций в отделе.

19.  Организация и координация работы продавцов отдела.

20.  Обучение и адаптация стажеров-продавцов.

21.  Контроль работы оборудования.

22.  Проверка состояния отдела в конце рабочего дня.

23.  Формирование заданий продавцам ночной смены (для работающих ночью).

Дежурный зав. отдела:

24.  Проведение вечерние пересменки продавцов.

25.  Подготовка отделов к инвентаризации.

Критерии оценки эффективности работы заведующих отделами ТП

Баллы:

0 – полное отсутствие критерия

1 – присутствие критерия в недостаточной мере

2 – присутствие критерия в полной мере