Порядок учета использования рабочего времени

Данный «Порядок учета использования рабочего времени» сотрудников ООО вводится с целью регламентирования порядка и последовательности действий при учете использования рабочего времени сотрудников предприятия.

1. Термины, определения и сокращения, используемые в документе:

Табель – утвержденная форма документа, содержащая информацию об учете использования рабочего времени с указанием Ф. И.О. сотрудника, должности, табельного номера и количества отработанных часов. Отдельно в табеле отмечается время сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни.

Табелирование – процесс формирования, сверки и подтверждения табеля

Рабочее время – норма времени, на протяжении которого работник согласно распорядку рабочего дня и графика сменности должен выполнять обязанности, возложенные должностной инструкцией.

Прогул - отсутствие работника без уважительных причин на работе более 3-х часов, а также отсутствие по причине болезни, неподтвержденной больничным листом.

Корректировка табеля – внесение изменений в табель прошлого периода, по которому рассчитана заработная плата.

Ответственный за ведение табеля – работник подразделения, на которого возложена обязанность ведения табеля в подразделении:

- в магазинах - управляющий магазином;

- по службам офиса - уполномоченные директорами служб сотрудники (секретари);

- на РЦ - начальники смен;

- на автобазе – техник по учету.

2.Общие положения

Учет использования рабочего времени – важная функция системы контроля дисциплины и координации деятельность коллектива, формирования исходных данных для начисления заработной платы.

Табель учета рабочего времени формируется по каждому подразделению в программе 1С «Кадры и зарплата» на основании графиков сменности, приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и учета всех существующих видов отработанного времени (ночные, праздничные, сверхурочные и т. д.)

Учет использования рабочего времени производиться методом регистрации отклонений (прогулов, изменения графика сменности, больничных листов и т. п.)

При реализации каждого этапа обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем документе.

Сроки сдачи табелей подразделений устанавливаются ежемесячно отдельным распоряжением службы управления персоналом.

3. Перечень документов необходимых для внесения отклонений в табель

Отметки об отклонениях - невыходе на работу (прогуле, болезни) или других отклонениях от нормальных условий работы делаются только на основании оформленных должным образом документов:

- распоряжения об изменении графика работы, которое направляется ответственным лицом закрепленному за подразделением табельщику каждого 1-го числа текущего месяца;

- служебной записки об отсутствии сотрудника на работе–прогуле, которая направляется табельщику ежедневно до 12-00 текущего дня;

- больничных листов, заполненных согласно инструкции, которые передаются табельщику по мере поступления.

4. Учет использования рабочего времени

Ответственный за ведение табеля:

- направляет табельщику распоряжение об изменении работникам графика сменности каждого 1-го числа текущего месяца;

- направляет ежедневно до 12-00 текущего дня, на основании данных «Журнала выхода на работу», закрепленному табельщику служебную записку об отсутствии работников на работе – прогуле или об отсутствии прогулов.

- передает заполненные, согласно инструкции, больничные листы табельщикам по мере их поступления, но до 27 числа каждого месяца;

дни болезни, неподтвержденные документом (больничным листом) отражаются в табеле как прогул.

Накануне дня сдачи табеля, согласно распоряжения о сроках сдачи табелей -

- получает по электронной почте от закрепленного табельщика первичный табель учета рабочего времени;

- получает от инспектора по кадрам списочный состав персонала подразделения, по состоянию на день сдачи табеля, и отчет о «движении персонала в подразделении», в котором отражены все движение персонала за текущий месяц ( прием, перевод, увольнение, отпуска);

- сверяет табель с журналом выхода на работу, который ежедневно ведется в магазине, с выписками из приказов о приеме, увольнении, переводе, предоставленными работниками, с больничными листами.

- согласовывает с закрепленным табельщиком в электронном виде окончательный табель (в день сдачи табеля по распоряжению);

- распечатывает и подписывает окончательный табель, распоряжение и служебную записку, передает курьерской почтой оригинал табеля в отдел кадров до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Табельщик:

- формирует первичный табель, в который внесены отклонения - больничные листы и прогулы;

- отправляет первичный табель по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;

- получает документы об отклонениях, на основании которых дополнительно вносит изменение в табель;

- направляет окончательный табель ответственному за ведение табеля на согласование по электронной почте;

- согласованный по электронной почте табель распечатывает, подписывает, передает на подпись инспектору по кадрам;

- передает окончательный табель с приложениями (распоряжением, служебной запиской, отчетом о движении в подразделении) в ОНЗП;

- получает от ответственного за ведение табеля оригинал табеля, распоряжения и служебной записки и сдает в архив до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Инспектор отдела кадров

- направляет отчет «Движение персонала в подразделении», в котором отражены все кадровые перемещения в магазине (прием на работу, перевод, увольнение, отпуска), и списочный состав магазина по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;

- проверяет табель на соответствие отображенной информации фактическому движению персонала в подразделении;

- подписывает окончательный табель подразделения, согласованный ответственным за ведение табеля;

- возвращает табель с отчетом о движении персонала табельщикам для передачи в ОНЗП.

5.Корректировка табеля

Корректировка табеля прошедшего периода производится в случае обнаружения неправильно отраженных данных по учету рабочего времени (возврат больничного листа, предоставление больничного листа прошлого периода и т. п).

Ответственный за ведение табеля:

- составляет корректирующий табель на сотрудника (ков) и служебную записку, согласно Приложения №4, до 5-го числа месяца, текущего за отчетным.

Если в структурном подразделении в табеле неверно отражена информация о нескольких сотрудникам, то корректирующий табель и служебная записка предоставляются отдельно на каждого сотрудника.

- передает корректировочный табель со всеми необходимыми оригинальными подписями, табельщикам.

Табельщик:

- получает подписанный, корректировочный табель (оригинал) - от ответственного за ведение табеля;

- проверяет правильность внесения изменений, учета часов и итоги;

- создает электронный документ корректировочного табеля в программе 1С;

- направляет копию корректировочного табеля в экономическую службу;

- передает оригинал корректировочного табеля в архив.

6. Контроль выполнения

Требования к соблюдению Порядка, приведенные в данном документе, являются обязательными для всех лиц, причастных к учету использования рабочего времени.

Контроль соблюдения Порядка осуществляют директор по персоналу, начальник отдела кадров, табельщики.

7.Ответственность

Ответственность за достоверность и своевременность предоставляемых данных по учету использования рабочего времени лежит на руководителе подразделения. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за нарушение порядка учета рабочего времени проводится на основании приказа Генерального директора предприятия.