Порядок учета использования рабочего времени
Данный «Порядок учета использования рабочего времени» сотрудников ООО вводится с целью регламентирования порядка и последовательности действий при учете использования рабочего времени сотрудников предприятия.
1. Термины, определения и сокращения, используемые в документе:
Табель – утвержденная форма документа, содержащая информацию об учете использования рабочего времени с указанием Ф. И.О. сотрудника, должности, табельного номера и количества отработанных часов. Отдельно в табеле отмечается время сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни.
Табелирование – процесс формирования, сверки и подтверждения табеля
Рабочее время – норма времени, на протяжении которого работник согласно распорядку рабочего дня и графика сменности должен выполнять обязанности, возложенные должностной инструкцией.
Прогул - отсутствие работника без уважительных причин на работе более 3-х часов, а также отсутствие по причине болезни, неподтвержденной больничным листом.
Корректировка табеля – внесение изменений в табель прошлого периода, по которому рассчитана заработная плата.
Ответственный за ведение табеля – работник подразделения, на которого возложена обязанность ведения табеля в подразделении:
- в магазинах - управляющий магазином;
- по службам офиса - уполномоченные директорами служб сотрудники (секретари);
- на РЦ - начальники смен;
- на автобазе – техник по учету.
2.Общие положения
Учет использования рабочего времени – важная функция системы контроля дисциплины и координации деятельность коллектива, формирования исходных данных для начисления заработной платы.
Табель учета рабочего времени формируется по каждому подразделению в программе 1С «Кадры и зарплата» на основании графиков сменности, приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и учета всех существующих видов отработанного времени (ночные, праздничные, сверхурочные и т. д.)
Учет использования рабочего времени производиться методом регистрации отклонений (прогулов, изменения графика сменности, больничных листов и т. п.)
При реализации каждого этапа обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем документе.
Сроки сдачи табелей подразделений устанавливаются ежемесячно отдельным распоряжением службы управления персоналом.
3. Перечень документов необходимых для внесения отклонений в табель
Отметки об отклонениях - невыходе на работу (прогуле, болезни) или других отклонениях от нормальных условий работы делаются только на основании оформленных должным образом документов:
- распоряжения об изменении графика работы, которое направляется ответственным лицом закрепленному за подразделением табельщику каждого 1-го числа текущего месяца;
- служебной записки об отсутствии сотрудника на работе–прогуле, которая направляется табельщику ежедневно до 12-00 текущего дня;
- больничных листов, заполненных согласно инструкции, которые передаются табельщику по мере поступления.
4. Учет использования рабочего времени
Ответственный за ведение табеля:
- направляет табельщику распоряжение об изменении работникам графика сменности каждого 1-го числа текущего месяца;
- направляет ежедневно до 12-00 текущего дня, на основании данных «Журнала выхода на работу», закрепленному табельщику служебную записку об отсутствии работников на работе – прогуле или об отсутствии прогулов.
- передает заполненные, согласно инструкции, больничные листы табельщикам по мере их поступления, но до 27 числа каждого месяца;
дни болезни, неподтвержденные документом (больничным листом) отражаются в табеле как прогул.
Накануне дня сдачи табеля, согласно распоряжения о сроках сдачи табелей -
- получает по электронной почте от закрепленного табельщика первичный табель учета рабочего времени;
- получает от инспектора по кадрам списочный состав персонала подразделения, по состоянию на день сдачи табеля, и отчет о «движении персонала в подразделении», в котором отражены все движение персонала за текущий месяц ( прием, перевод, увольнение, отпуска);
- сверяет табель с журналом выхода на работу, который ежедневно ведется в магазине, с выписками из приказов о приеме, увольнении, переводе, предоставленными работниками, с больничными листами.
- согласовывает с закрепленным табельщиком в электронном виде окончательный табель (в день сдачи табеля по распоряжению);
- распечатывает и подписывает окончательный табель, распоряжение и служебную записку, передает курьерской почтой оригинал табеля в отдел кадров до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
Табельщик:
- формирует первичный табель, в который внесены отклонения - больничные листы и прогулы;
- отправляет первичный табель по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;
- получает документы об отклонениях, на основании которых дополнительно вносит изменение в табель;
- направляет окончательный табель ответственному за ведение табеля на согласование по электронной почте;
- согласованный по электронной почте табель распечатывает, подписывает, передает на подпись инспектору по кадрам;
- передает окончательный табель с приложениями (распоряжением, служебной запиской, отчетом о движении в подразделении) в ОНЗП;
- получает от ответственного за ведение табеля оригинал табеля, распоряжения и служебной записки и сдает в архив до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
Инспектор отдела кадров
- направляет отчет «Движение персонала в подразделении», в котором отражены все кадровые перемещения в магазине (прием на работу, перевод, увольнение, отпуска), и списочный состав магазина по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;
- проверяет табель на соответствие отображенной информации фактическому движению персонала в подразделении;
- подписывает окончательный табель подразделения, согласованный ответственным за ведение табеля;
- возвращает табель с отчетом о движении персонала табельщикам для передачи в ОНЗП.
5.Корректировка табеля
Корректировка табеля прошедшего периода производится в случае обнаружения неправильно отраженных данных по учету рабочего времени (возврат больничного листа, предоставление больничного листа прошлого периода и т. п).
Ответственный за ведение табеля:
- составляет корректирующий табель на сотрудника (ков) и служебную записку, согласно Приложения №4, до 5-го числа месяца, текущего за отчетным.
Если в структурном подразделении в табеле неверно отражена информация о нескольких сотрудникам, то корректирующий табель и служебная записка предоставляются отдельно на каждого сотрудника.
- передает корректировочный табель со всеми необходимыми оригинальными подписями, табельщикам.
Табельщик:
- получает подписанный, корректировочный табель (оригинал) - от ответственного за ведение табеля;
- проверяет правильность внесения изменений, учета часов и итоги;
- создает электронный документ корректировочного табеля в программе 1С;
- направляет копию корректировочного табеля в экономическую службу;
- передает оригинал корректировочного табеля в архив.
6. Контроль выполнения
Требования к соблюдению Порядка, приведенные в данном документе, являются обязательными для всех лиц, причастных к учету использования рабочего времени.
Контроль соблюдения Порядка осуществляют директор по персоналу, начальник отдела кадров, табельщики.
7.Ответственность
Ответственность за достоверность и своевременность предоставляемых данных по учету использования рабочего времени лежит на руководителе подразделения. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за нарушение порядка учета рабочего времени проводится на основании приказа Генерального директора предприятия.