Полезная информация

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: общие особенности, правила заполнения, сроки хранения

Согласно действующему законодательству, любая организация, использующая труд наёмных работников обязана вести и хранить первичную документацию. В первую очередь, это касается трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудниками. Когда штат компании небольшой, учёт такой документации не вызывает сложностей. Однако если в компании трудится несколько сотен человек, быстро найти нужный договор, заключенный с конкретным работником будет проблематично. Решить проблему поможет журнал учёта и регистрации трудовых соглашений.

Кто должен вести журнал

Если руководствоваться буквой закона, то никто. В действующем законодательстве нет ни одной статьи или подзаконного акта, обязывающих руководство компании заводить такой журнал. При этом закон не запрещает это делать по личной инициативе.

Отсюда следует, что заводить журнал регистрации трудовых договоров необязательно, но эта книга сможет существенно облегчить работу менеджера по кадрам. Журнал может пригодиться в таких ситуациях:

  • Решение спорных вопросов, связанных с увольнением сотрудника;
  • Оформление необходимых справок;
  • Оптимизация внутреннего документооборота компании.

Несмотря на то, что ведение такого журнала не является обязательным требованием трудовой деятельности компании, в ряде случаев, его необходимо предъявлять при инспекционных проверках. Это необходимо в ситуациях, когда журнал регистрации договоров и соглашений с работниками заявлен в качестве первичного документа, и утверждён в этом статусе внутренним регламентом предприятия.

Если журнал ведётся, ответственным за его заполнение назначается специалист отдела кадров или другое должностное лицо, уполномоченное работать с такими документами.

Порядок заполнения журнала

Унифицированной формы заполнения закон не предусматривает. Этот нюанс остаётся на усмотрение руководителя компании или сотрудника, занимающегося заполнением журнала. Поэтому вносить записи можно в простую тетрадь или любой журнал.

На титульном листе указываются следующие данные:

  1. Полное наименование организации;
  2. Дата начала и окончания (для последнего значения оставляется свободное место);
  3. Ф.И.О руководителя компании;
  4. Ф.И.О ответственного лица (на усмотрение).

Для удобства поиска нужных данных, страницы нумеруются, а вносимая информация структурируется. Обычно сведения вносятся столбцами, из расчёта, что каждая строчка отводится на одного сотрудника. Пропусков между строками не оставляют.

Наименование столбцов может быть следующим:

  • Фамилия и инициалы работника;
  • Номер договора;
  • Дата заключения;
  • Структурное подразделение;
  • Занимаемая должность;
  • Вид деятельности;
  • Примечания.

По аналогичному принципу заполняется и журнал дополнительных соглашений, если он предусмотрен внутренним регламентом предприятия.

Учитывая, что закон не регулирует форму и порядок заполнения, такие журналы можно вести в бумажном и электронном виде.

Сроки хранения

Здесь применяются общие принципы хранения типовой управленческой документации, утверждённые приложением к приказу Министерства культуры №558. В частности, согласно ст.695 рассматриваемых дополнений, срок хранения журнала в архиве составляет 75 лет.

Ведут журнал обычно в течение года, если иное не предусмотрено уставом компании. Аналогичные требования предъявляются и к электронной версии. Перед списанием такого документа в архив, электронные данные распечатывают на бумажный носитель, прошивают и заверяют подписью руководителя.

При некорректном заполнении, журнал можно закрыть досрочно. Для этого на последней странице указывают причину, по которой ведение документа прекращается раньше срока. Отдельно выписываются номера некорректно заполненных договоров.

Образец Журнала регистрации трудовых договоров:

Книга учета трудовых договоров и изменений к ним

Скачать бланк Книга учета трудовых договоров и изменений к ним в формате Word

Образец Журнала регистрации трудовых договоров:

Образец Журнала регистрации трудовых договоров

Скачать бланк Журнала регистрации трудовых договоров в формате Excel